Sekretarz / Sekretarka
27 MAJ 2022

Polski Instytut Spraw Międzynarodowych poszukuje pracownika na stanowisko:

Sekretarza / Sekretarki w sekretariacie Instytutu

 

Zakres obowiązków:

  1. Kompleksowe wsparcie Dyrektora Instytutu w codziennych zadaniach;
  2. Prowadzenie Sekretariatu Instytutu (obsługa telefoniczna, korespondencyjna, dokumentacyjna oraz recepcyjna);
  3. Organizowanie spotkań (wewnętrznych i zewnętrznych); prowadzenie terminarza spotkań;
  4. Przygotowywanie pism na podpis Dyrektora, rejestracja oraz koordynacja wysyłki;
  5. Prowadzenie spraw związanych z rejestrowaniem, przyjmowaniem oraz przekazywaniem korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej, kompletowanie i przekazywanie niezbędnych akt oraz wszelkich innych dokumentów; aktywny i odpowiedzialny udział w procesie obiegu dokumentacji;
  6. Organizowanie i dokumentowanie podróży służbowych, w tym rezerwacja lotów, hoteli, restauracji;
  7. Pomoc przy organizacji konferencji, seminariów i szkoleń;
  8. Techniczne opracowywanie prezentacji, redagowanie pism, wyszukiwanie i przygotowywanie materiałów i informacji potrzebnych na spotkania.

 

Wymagania:

  • Wykształcenie wyższe;
  • Doświadczenie na podobnym stanowisku (mile widziane – w administracji publicznej);
  • Bardzo dobra znajomość języka polskiego (ortografia, interpunkcja, poprawność stylistyczna);
  • Biegła znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie, na poziomie min. C1);
  • Umiejętność zarządzania priorytetami, bardzo dobra organizacja pracy;
  • Biegła obsługa pakietu MS Office (w szczególności programy Word i Excel, Power Point); obsługa ePUAP, skrzynki ESP;
  • Wysoki poziom kultury osobistej, zdolności interpersonalne, w tym komunikatywność, umiejętność budowania relacji z ludźmi;
  • Umiejętność pracy pod presją czasu, dyspozycyjność, inicjatywa i dynamika w działaniu;
  • Skrupulatność, staranność, rzetelność, terminowość i odpowiedzialność w wykonywaniu powierzonych zadań;
  • Wiedza z zakresu stosunków międzynarodowych i polskiej polityki zagranicznej oraz dobra znajomość w mowie i piśmie drugiego języka obcego będą dodatkowym atutem.

 

Oferujemy:

  • Możliwość rozwoju zawodowego oraz wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia i umiejętności;
  • Pracę w stabilnej i renomowanej instytucji.

 

 

CV, list motywacyjny, dokumenty potwierdzające wymagane kwalifikacje i doświadczenie oraz oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych dla celów procesu rekrutacji prosimy przesyłać do 15 czerwca 2022 r. na adres: pism@pism.pl

Odpowiemy na wybrane oferty.

Inne informacje:

1. Prosimy o zamieszczenie jednego z poniższych oświadczeń:

a. Oświadczenie do rekrutacji bieżącej:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Polski Instytut Spraw Międzynarodowych z siedzibą w Warszawie, ul. Warecka 1a, w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego”.


.......................................................

Podpis kandydata do pracy

b. Oświadczenie do rekrutacji bieżącej i przyszłej (wyrażenie zgody jest dobrowolne)

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Polski Instytut Spraw Międzynarodowych z siedzibą w Warszawie, ul. Warecka 1a, w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego oraz w kolejnych naborach kandydatów na pracowników Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych.”


.......................................................

Podpis kandydata do pracy

2. a także następującego oświadczenia dotyczącego ochrony danych osobowych o treści:

„Oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych"

Oświadczam, iż zostałem/łam poinformowany/a o tym że:

  1. administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Polski Instytut Spraw Międzynarodowych z siedzibą w Warszawie, ul. Warecka 1a,
  2. kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: iodo@pism.pl,
  3. dane osobowe (oraz dane do kontaktu - o ile zostaną podane) będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego, a w przypadku wyrażenia zgody, także w kolejnych naborach pracowników Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych, na podstawie wyrażonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
  4. osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
  5. odbiorcą danych osobowych może być podmiot działający na zlecenie administratora danych, tj. np. podmiot świadczący usługi IT w zakresie serwisowania i usuwania awarii;
  6. dane zgromadzone w procesach rekrutacyjnych będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż trzy miesiące,
  7. osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych, żądania ich sprostowania lub usunięcia. Wniesienie żądania usunięcia danych jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w procesie rekrutacji prowadzonym przez Polski Instytut Spraw Międzynarodowych. Ponadto przysługuje jej prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO.
  8. osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na niezgodne z prawem przetwarzanie jej danych osobowych. Organ ten będzie właściwy do rozpatrzenia skargi z tym, że prawo wniesienia skargi dotyczy wyłącznie zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych, nie dotyczy zaś przebiegu procesu rekrutacji;
  9. podanie danych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych nie jest obowiązkowe, jednak jest warunkiem umożliwiającym ubieganie się o przyjęcie kandydata do pracy w Polskim Instytucie Spraw Międzynarodowych.

.......................................................

Podpis kandydata do pracy